Что включить в ТЗ на аренду зарядных станций

Аренда зарядных станций для мероприятия кажется простой задачей до тех пор, пока не начинается подготовка. Нужно понять, сколько оборудования потребуется, где его поставить, кто будет отвечать за подключение, нужны ли пауэрбанки, как оформить станции и кто займётся доставкой.

Если эти вопросы оставить «на потом», большая часть решений принимается уже в последние дни перед мероприятием. В результате меняется количество оборудования, не хватает точек питания, брендирование не успевают подготовить, а на площадке выясняется, что выбранная станция не подходит по размеру или формату.

Хорошее ТЗ на аренду зарядных станций позволяет избежать таких ситуаций. Оно не обязательно должно быть длинным документом на несколько страниц. Важнее, чтобы в нём были конкретные исходные данные, по которым подрядчик сможет подобрать оборудование, рассчитать стоимость и заранее понять условия работы на площадке.

Разберём, какую информацию стоит подготовить перед заказом.

Начните не с количества станций, а с задачи

Одна из распространённых ошибок — начинать ТЗ со строки «нужно пять зарядных стоек». На этом этапе организатор уже фактически выбрал решение, хотя ещё не ясно, действительно ли оно подходит.

Гораздо полезнее сначала описать само мероприятие и ожидаемый сценарий использования.

Например: двухдневная конференция на 800 участников, работающая с 10:00 до 19:00, с тремя залами и общей зоной кофе-брейка. Или выставка в одном павильоне, где зарядная точка должна одновременно быть частью стенда партнёра.

Для этих двух задач оборудование может быть совершенно разным.

В первом случае участники много перемещаются, поэтому удобнее сочетать стационарную зарядку и переносные пауэрбанки. Во втором важнее внешний вид конструкции, площадь под брендирование и то, насколько органично она вписывается в стенд.

Поэтому ТЗ лучше начинать с ответа на вопрос: зачем зарядка нужна именно на этом мероприятии и как ею будут пользоваться гости.

Укажите формат мероприятия

Подрядчику важно понимать контекст.

Конференция, фестиваль, выставка, корпоратив, презентация или деловой форум создают разную нагрузку на зарядную инфраструктуру.

На выставке посетители много ходят по павильону, фотографируют продукцию и сканируют QR-коды. На конференции проводят большую часть времени в залах, но активно используют телефон для рабочих чатов и программы. На фестивале смартфон часто работает как камера практически без перерыва.

Это влияет и на выбор оборудования, и на предполагаемый спрос.

Фразы «мероприятие на 1000 человек» недостаточно. Лучше добавить хотя бы несколько слов о его формате и программе.

Дата и продолжительность аренды

В ТЗ обязательно указывают точные даты мероприятия, но этого тоже бывает мало.

Если событие проходит 15 сентября, оборудование может понадобиться уже 14-го вечером для монтажа. Демонтаж, наоборот, может происходить утром 16-го.

Для подрядчика это разные сроки аренды и логистики.

Полезно сразу указать время начала и окончания программы, доступ на площадку для монтажа и возможное время вывоза оборудования.

Для многодневного события отдельно стоит определить, остаются ли станции на площадке ночью и есть ли доступ для технического обслуживания.

Такие детали напрямую влияют на аренду зарядных станций и условия её организации.

Сколько гостей ожидается

Число участников нужно обязательно, но использовать его следует как ориентир, а не как прямой расчёт количества зарядок.

Выставка на 3000 зарегистрированных человек может иметь одновременную посещаемость в несколько раз ниже. А закрытая конференция на 500 участников, где все проводят на площадке десять часов, наоборот, создаст довольно высокую нагрузку.

Поэтому лучше указать две цифры: общее количество участников и максимальное число людей, которые будут находиться на мероприятии одновременно.

Если есть данные с прошлых событий, они особенно полезны. Например, можно указать, что после 15:00 обычно начинается пик обращений за зарядкой.

Это помогает рассчитать не формальное количество оборудования, а реальную потребность.

Опишите площадку

Чтобы понять, как заказать зарядки на мероприятие, важно посмотреть не только на число гостей, но и на географию события.

Одно дело — компактный конференц-зал. Другое — выставка на несколько павильонов или фестиваль с несколькими сценами.

В ТЗ желательно указать количество основных зон и хотя бы приблизительно описать расстояния между ними.

Если есть план помещения, его лучше приложить.

Даже простая схема помогает заранее определить, где логично разместить зарядные точки, где есть питание и не будут ли очереди мешать движению гостей.

Для большой площадки одна мощная зарядная зона иногда оказывается хуже нескольких небольших точек в разных местах.

Где предполагается разместить станции

Не всегда место известно заранее, но если оно уже определено, это стоит указать.

Например, возле регистрации, рядом с кофе-брейком, в VIP-зоне, возле фуд-корта или непосредственно на выставочном стенде.

У каждой точки свой сценарий.

Возле зоны отдыха человек может спокойно провести у стационарной станции двадцать минут. В проходном фойе удобнее короткая подзарядка. На стенде компании зарядная конструкция одновременно становится частью клиентской зоны.

При размещении важно учитывать не только видимость, но и доступ к электросети.

Если розетка находится в десяти метрах от предполагаемого места установки, это уже технический вопрос, который лучше решить до дня монтажа.

Стационарная зарядка или переносные пауэрбанки

В хорошем ТЗ не обязательно заранее выбирать конкретную модель, но желательно описать предпочтительный сценарий.

Если гость может оставаться возле оборудования, подойдут стационарные зарядные стойки.

Если нужно, чтобы участники продолжали ходить между залами, стендами или сценами, лучше предусмотреть переносные пауэрбанки.

На больших мероприятиях эти решения часто совмещают.

Например, в фойе работает зарядная стойка, а на регистрации можно получить внешний аккумулятор.

Если организатор ещё не решил, какой вариант подходит лучше, это нормально. В ТЗ можно прямо написать, что требуется подбор решения под заданную посещаемость и планировку.

Сколько устройств должно заряжаться одновременно

Это один из наиболее полезных параметров.

Можно не знать точное количество станций, но понимать желаемую пропускную способность.

Например: необходимо обеспечить одновременную зарядку не менее 30 смартфонов.

По этой цифре подрядчик уже сможет предложить несколько конфигураций.

Такое описание лучше, чем требование поставить определённое количество стоек без привязки к их возможностям.

У разных моделей разное число кабелей, портов и аккумуляторов. Поэтому результат стоит формулировать через задачу, а не через количество корпусов.

Какие разъёмы нужны

На мероприятии будет аудитория с разными смартфонами, поэтому зарядная система должна подходить современным устройствам.

Обычно подрядчик сам предлагает универсальный набор, но в ТЗ этот вопрос всё равно стоит зафиксировать.

Особенно если мероприятие международное или связано с конкретной техникой.

Если используются переносные пауэрбанки со встроенными кабелями, важно проверить, какие разъемы предусмотрены.

Чем меньше гостю приходится использовать собственные аксессуары, тем удобнее сервис.

Нужна ли быстрая зарядка

Не во всех сценариях это критично.

Если гость получает пауэрбанк на несколько часов, обычной стабильной зарядки может быть достаточно.

У стационарной станции ситуация другая. Человек редко готов проводить рядом с ней час. Часто у него есть десять-пятнадцать минут во время перерыва.

В таком сценарии выходная мощность оборудования становится заметным фактором.

Если для проекта важна быстрая зарядка, это лучше прописать в ТЗ отдельно, а не считать её характеристикой «по умолчанию».

Нужно ли брендирование

Для мероприятий зарядная станция часто используется не только как техническая инфраструктура.

Она может быть оформлена под организатора, генерального партнёра или конкретный бренд.

Если оформление необходимо, в ТЗ нужно сразу указать, что именно планируется брендировать: саму стойку, док-станцию, отдельные пауэрбанки или всю зарядную зону.

Чем раньше подрядчик получает эту информацию, тем проще подобрать оборудование с подходящей площадью для нанесения.

На некоторых моделях можно разместить крупный рекламный макет. У других свободной поверхности мало.

Это особенно важно, если станция является частью спонсорской интеграции.

Что предоставить для подготовки макета

Если фирменное оформление входит в задачу, лучше заранее собрать графические материалы.

Оптимально передать логотип в векторном формате и брендбук или основные требования к использованию фирменных цветов.

Если готового дизайна станции нет, подрядчик сможет подготовить его под размеры оборудования.

Не стоит отправлять в последний момент маленький JPG из презентации и рассчитывать, что его без проблем растянут на большую поверхность.

В ТЗ можно отдельно указать, кто готовит макет: заказчик или исполнитель.

Это простая строчка, которая иногда экономит несколько дней переписки.

Нужен ли QR-код

QR-код на зарядной станции бывает полезен, но только если у него есть понятная задача.

Он может вести на программу мероприятия, сайт партнёра, регистрацию, конкурс или специальное предложение.

Если QR-код нужен, ссылку и текст рядом с ним лучше включить в исходные материалы сразу.

При этом не стоит превращать зарядную точку в рекламный каталог.

Человек должен с первого взгляда понимать, что перед ним место для зарядки телефона. Всё остальное — вторично.

Кто отвечает за выдачу пауэрбанков

Если используются переносные аккумуляторы, этот вопрос нужно решить заранее.

На небольшом корпоративном событии их может выдавать администратор. На большой конференции лучше организовать отдельную точку.

При автоматизированной системе часть процесса выполняет сама станция.

В ТЗ важно указать, должен ли персонал подрядчика участвовать в выдаче, или этим занимается команда мероприятия.

Без этого сложно корректно оценить стоимость услуги и количество необходимых сотрудников.

Как будет организован возврат

Пауэрбанк — переносное оборудование, поэтому систему возврата нельзя оставлять на усмотрение гостей.

На закрытом мероприятии зачастую достаточно простого учёта. На массовом событии может потребоваться более строгая схема.

Организатору стоит заранее определить, можно ли вернуть аккумулятор в любую точку, нужен ли депозит и что происходит при невозврате.

Подрядчик может предложить готовую механику, но ожидания заказчика лучше зафиксировать ещё на этапе ТЗ.

Доставка, монтаж и демонтаж

Условия аренды зарядных станций могут различаться.

Иногда в стоимость входит только оборудование. Иногда подрядчик привозит его, монтирует, проверяет и после мероприятия забирает.

В ТЗ лучше прямо указать необходимый объём работ.

Если заказчику нужна услуга «под ключ», это тоже стоит написать именно так: доставка на площадку, установка, проверка работоспособности и последующий демонтаж.

Для выставок важно согласовать время доступа во время застройки и демонтажа павильона.

В некоторых комплексах логистика строго регламентирована, поэтому подрядчику нужно знать правила заранее.

Кто отвечает за электропитание

Это кажется очевидным, пока на площадке не выясняется, что ближайшая доступная розетка находится за закрытым стендом.

Нужно определить, предоставляет ли площадка точку подключения в нужном месте и какая нагрузка допустима.

Если требуются удлинители, кабель-каналы или другая разводка, это тоже следует согласовать.

На выставках этим часто занимается техническая служба или застройщик. На конференциях — сама площадка.

Подрядчику по зарядным станциям важно понимать границу ответственности.

Нужен ли технический специалист на мероприятии

Для нескольких простых стоек на коротком мероприятии постоянное присутствие специалиста обычно не обязательно.

Для большого форума, фестиваля или многодневной выставки ситуация может быть другой.

Если работает много оборудования и пауэрбанков, полезно предусмотреть контроль состояния, подзарядку аккумуляторов и оперативную замену кабеля при повреждении.

В ТЗ можно указать необходимость технического сопровождения или попросить подрядчика предложить оптимальный вариант.

Это особенно важно для зарядной зоны, которая работает весь день без перерывов.

Что должно происходить при неисправности

Любое оборудование может выйти из строя.

Поэтому хорошие условия аренды включают не только доставку, но и понятную схему действий при проблеме.

Для крупного мероприятия стоит уточнить наличие резервного оборудования и время реакции технической поддержки.

Не обязательно описывать эти процессы в деталях самостоятельно. Достаточно включить вопрос в ТЗ и получить ответ до подписания договора.

Что включить в итоговый запрос подрядчику

Хорошее ТЗ вполне может занимать одну страницу.

В нём достаточно указать название и формат мероприятия, даты, площадку, количество гостей, продолжительность программы и желаемый сценарий зарядки.

Дальше добавляются требования к брендированию, доставке, монтажу и техническому сопровождению.

Если какие-то параметры пока неизвестны, не нужно придумывать их только ради заполнения документа. Лучше отметить, что ожидается рекомендация подрядчика.

Например: «Необходимо подобрать количество зарядных устройств для конференции на 700 участников продолжительностью 9 часов».

Это намного полезнее, чем самостоятельно назначить случайное количество станций.

Пример короткого ТЗ

Для ориентира запрос может выглядеть так:

«Деловая конференция, 700 участников. Москва, 22 октября, программа с 9:00 до 19:00. Площадка состоит из основного зала, двух дополнительных залов и фойе с кофе-брейком. Необходимо организовать зарядку смартфонов для гостей. Предпочтительное размещение — фойе и зона регистрации. Нужна рекомендация по количеству оборудования и формату: стационарные станции или пауэрбанки. Требуется брендирование под генерального партнёра, доставка, монтаж и демонтаж. Просим отдельно указать требования к электропитанию и возможность технического сопровождения».

Такого описания уже достаточно, чтобы начать предметный расчёт.

Какие вопросы стоит задать перед заказом

После получения предложения важно сравнивать не только итоговую цену.

Стоит понять, какое оборудование предлагается и почему выбрано именно такое количество. Уточнить, входит ли доставка, кто занимается монтажом, как решается замена неисправного устройства.

Если используются пауэрбанки, важно разобраться с возвратом и повторной зарядкой.

Для брендированной станции нужно узнать сроки подготовки оформления.

Это позволяет сравнивать предложения по реальному составу услуги, а не только по строке «аренда».

Когда отправлять ТЗ

Чем сложнее проект, тем раньше.

Для стандартной небредированной станции на небольшое мероприятие подготовка может быть относительно простой.

Но если требуется несколько зон, крупный комплект пауэрбанков или индивидуальное оформление, лучше не откладывать заказ на последнюю неделю.

Брендирование требует времени на подготовку и согласование макета. На крупных площадках отдельно согласуются монтаж, пропуска и точки электропитания.

Поэтому ТЗ разумно отправлять сразу после того, как известны дата, площадка и примерная посещаемость.

Остальные детали можно уточнять в процессе.

Как заказать зарядки на мероприятие в EnergyTouch

Чтобы получить расчёт, не обязательно заранее разбираться во всех типах зарядных станций.

Достаточно описать мероприятие: формат, дату, продолжительность, количество участников и площадку. Если есть схема помещения, её можно использовать для выбора точек размещения.

На основании этих данных можно определить, что лучше подойдёт: стационарные зарядные стойки, док-станции с пауэрбанками или сочетание нескольких решений.

При необходимости в проект добавляется брендирование, доставка, монтаж и техническое сопровождение.

Хорошее ТЗ на аренду зарядных станций нужно не для бюрократии. Его задача гораздо проще — заранее договориться о результате. Сколько гостей нужно обслужить, где будет находиться оборудование, как оно должно выглядеть и кто отвечает за его работу.

Когда эти вопросы определены до мероприятия, зарядная зона превращается из ещё одной организационной задачи в сервис, который просто работает.